簡報讓你無力逃開?還是五力全開!

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說起「簡報」,許多人共通經驗:

1.台上說的口沫橫飛,台下睡的東倒西歪

2.身為講師,傳授「降龍十八掌」,學員看成「高雄十八招」

3.身為學員,好的簡報「如沐春風」,爛簡報讓人「如墮地獄」

4.身為長官:「What the …..」

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從頭到尾聽不懂在講尛

 

 

半年前,一名我景仰的朋友當面說:「你的專業絕對水準之上,經驗也相當豐富。但是,我真的聽不懂你在講什麼。」

某日夜裡,從門縫底下悄悄的塞進一張報名表,上面寫著「簡報救星」專治坐骨神經痛簡報表達。於是乎,我進來了。(羞)

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專治____軟弱無力,速洽

 

 

從不懂到懂 最難!

 

過去做過許多簡報,總以為自己「很會講」。直到上課才知道:會講,卻不一定能「有效表達」,小花老師課堂破題如此說。

 

「簡報」是「說服」的過程,要有明確的「對象」與「目的」,同時還能於簡報後,使其「採取行動」。

課程的重點,教授「簡報五力」,從無力五力

目標力、架構力、內容力、設計力、表達力。

 

林稚蓉外號小花,男性。請勿拍打餵食…..

 

 

目標力 確認「對象與目標」

 

簡報的開始,並非從上台起算,而是從接獲簡報通知起,分為四個階段(4P:Prepare、Powerpoint、Practice、Present)。同時,需調查、蒐集、分析目標對象,瞭解其包含人數、職位、心態、專業知識程度、政治權力、禁忌等。

試想:對一群剛入門菜鳥,談行銷市場策略?或者對一群高階主管,談業務心態與客戶應對方法?簡直是一場災難不是嗎?

 

不同職位、部門,需要的簡報策略不同:

可以「DISC」因應簡報策略:對主管誘之以利、對業務讚之以詞、對行政誘之以情、對技術人員說之以理。瞭解目標對象以及決策角色,能協助講者制訂簡報重點。

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不同部門與對象,思考模式與需求不同

簡報的目的性:

透過簡報,達成聽者的「利益」,而「支持」講者的目標。(利他,而後利己)

 

制訂簡報時,永遠問自己:

「為什麼各位聽眾會想要聽我講的東西?」客戶買的並非一個產品,而是採納這個方案後,「更好的自己」。

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為什麼對方要採納我的建議?

考量聽眾利益的思考方式:

(三明治簡報法)聽者想聽的 – 講師想講的 – 聽者想聽的。

 

架構力 邏輯性的腳本設計

 

好的簡報設計,就像漫畫、電影、小說,有腳本、分鏡,架構分明,而且簡潔扼要,絕對不爛尾。

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某知名連續劇,一演上千集,劇情已經與片名無關…..

 

 

腳本設計:

編-內容構思、導-分鏡、演-交流

建構腳本前,一定要先分析:

1. 3P(聽眾的組成、聽眾的目的、講演的場地環境)。特別注意的細節:場地環境。建議提前一小時先至演講場地,測試麥克風、簡報筆、投影機、電腦硬體等。

2.聽眾關心的議題:聽眾永遠不在意主講者想講什麼只想瞭解自己想聽的部分。因此,找出聽眾最關心的議題,遠比主講者想講的內容更為優先。

3.寫下對聽眾的好處:先利他,再利己。如果對聽眾沒有利益,是無法於聽講後,使聽眾採取目標行動,等於該講演的目標失敗了

課後再次進行簡報,我一定……

簡報內容架構:

動之以情、說之以理、誘之以利。交叉使用,例如:主持人開場、自我介紹破冰時:動之以情。簡報原因與背景說明時:說之以理(說服聽眾,自己是有能耐的)。陳述結論重點時:誘之以利。

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簡報也要像電影一樣設計好腳本

開場白重點:

務必要提供演講內容綱要(簡報藍圖)。好的簡報藍圖,就像一場旅程的地圖,幫助聽眾瞭解目前講演進度與後續內容發展。

 

建構簡報腳本的四步驟(適用沒有明確主題結構的開始):

發想、分類、順序、強調。發想強調腦力激盪、天馬行空,先求有再求好。分類思考各個點子之間的相同處加以歸納。接著依照聽眾需求,調整刪除內容、改變順序改變情緒。最後設計能吸引聽眾的亮點,流暢的節奏

簡報的結構很重要,使內容變的容易理解,依據目的,選擇不同的簡報「結構流」,例如:談論公司沿革與發展,可採用「時序」結構,談消費者分析,可採用「矩陣結構」,談使用前後,可採用「比較與對比」,談運動與肥胖可採用「因果關係」。選擇正確的結構流,幫助聽眾釐清思緒。

 

發想方法,可參考心智圖(Mind Map)

主題發想,往外延伸幹節點,接著依照一致的方向排序再衍生葉節點。

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高橋流簡報腳本法:

一頁一節點、整體瀏覽、補充大綱章節串場、調整內容順序、增加聽眾五感體驗、最後才是美術設計、簡化、強調。特別注意:演講法絕對不是唯一的簡報法

 

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高橋流,掌握一頁一訊息的重點

內容力 重點內容的強化

如果火箭送衛星上軌道,火箭充其量只是工具,衛星才是重點。簡報的重點其實是內容呈現,幫助目標聽眾做決定

引起動機:

持續注意靠動機,吸引注意靠驚奇。用「問號」引起聽眾動機,可以作為亮點強化「答案」的效果。

設計好問題的方法:(掌握先破而後立)

1.找出核心價值

2.思考違反慣性(運用正、反、合技巧)

3.破壞聽眾預測

4.重新建立概念

設計亮點的方法:

結論法、問題法、有趣數據、道具、聽眾操作、比喻……(需注意:亮點設計不能侷限在講者的「講」,可以思考更多互動、利用環境的方法)

改變講演節奏:

像電影一般,需要在分析、情感之間切換,可以創造「對比」及改變「節奏」,可利用改變內容、手法、語調、音量、表情、講者位置等技巧。

有效利用數據的策略:

數據是死的、冰冷的,需要與聽眾有「關係」,才有意義。用對方有感受的方式,將數據「量化」,因為數據本身沒有意義,重點在於背後探討的「議題」。可利用方法:比喻法,用已知連結未知。比較法,同業對比,使用前後對比。

例如:電池電量2100mah本身沒有意義,如果轉化為「可以讓你從台北上車,看電影看到墾丁」,聽眾容易理解。加上比較:舊版手機只能從台北看電影,到新竹就沒電。新版手機可以一路暢遊至墾丁。

圖表的標題與呈現順序,代表不同使用時機:

無結論-客觀性標題

有結論-重點性標題

對老闆簡報 – 宜使用結論優先式

對客戶簡報 – 宜使用故事鋪陳式

設計力

表達力

(待續……有空補上)

更新:20141101簡報之五力全開教練班心得

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上課前火力全失,下課後五力全開